Relaciones públicas 101

Soy una férrea defensora de las relaciones públicas porque respeto la profesión. Es por eso que cada vez que puedo, me trepo. El manejo de la comunicación es algo serio y cualquiera no puede hacerlo. No porque sea exclusivo para unos pocos, sino porque el que quiera ejercerla debe prepararse, debe licenciarse. Esta no es una profesión para improvisar. 

Vivo las relaciones públicas como muchos de mis colegas, apasionadamente, porque sé cuán importante es para lograr el entendimiento entre las personas, para crear un mejor ambiente social y para hacer de éste un mejor país. Y no estoy diciendo esto como algo abstracto, romántico o utópico; realmente estoy convencida que las relaciones públicas puedes lograr eso y más. 

Una grandísima mayoría ejerce la profesión de manera responsable y ética. Pero hay quién piensa que todo vale, que lo importante es el fin y no el medio y que para lograr lo que queremos hay que tomar el camino fácil, aunque no sea el correcto. Me parece que tenemos que poner en perspectiva lo que conlleva ser relacionista. 

Y es que repetidamente recibimos críticas sobre nuestra profesión y sobre el trabajo realizado. En muchas ocasiones nos damos cuenta que son personas sin preparación o licencia para ejercer la profesión. Así que pagan justos por pecadores. Pero no siempre es así. En muchas ocasiones somos nosotros los que por una u otra razón, resbalamos; pero en nimiedades. Y yo me incluyo… Jeje 

No somos infalibles y podríamos estar fallando en cosas básicas del día a día. Así que decidí hacer esta entrada con algunos consejos y recomendaciones para que los tengamos presentes a la hora de ejercer nuestra profesión. Y espero que nadie lo tome por dónde no va porque la idea es mostrar, sobre todo a los que están empezando, lo que no debemos olvidar. 

Primero, hay que prepararse bien. Esta es la base de todo lo demás y va más allá de un grado académico. Todo el tiempo tenemos que estudiar, que aprender. Debemos conocer lo que está pasando en Puerto Rico y en el mundo. Rompamos la cajita del 100 X 35. El mundo es bien grande. Hay que leer mucho y saber de todo; desde economía hasta cultura, todo lo demás incluido. Sólo así podremos desarrollar el pensamiento crítico. El conocimiento nos dará profundidad. 

Si va a trabajar con algo, conózcalo. Si es un servicio, úselo; si es un producto, pruébelo. Haga lo propio con la competencia. Esta es la única manera que conocerá, de primera mano, las fortalezas y debilidades de cada uno de los personajes en escena. Pero no lo deje ahí. Lea, busque, conozca sobre la categoría, el cliente y la competencia, los públicos, etc.

Esto nos lleva a la investigación. Las cosas no se hacen por que sí, por que le parece o por lo que todo mundo hace. Hay que conocer. Utilice el tipo de investigación que se ajuste a su necesidad. Diversidad de posibilidades hay entre la secundaria y la primaria. Hay compañías especializadas para ello, pero usted debe saber de investigación; si no, ¿cómo lo va a supervisar o evaluar?.

Monitoree los medios tradicionales y sociales; tanto locales como internacionales. Hay que saber qué está pasando, y no sólo ver un punto de vista. Busque la misma información en diferentes medios. Así conocerá diferentes perspectivas y ángulos de la misma situación. A lo mejor ve algo que se le escapaba.

Reciba los titulares de medios nacionales e internacionales. Además, casi todos tienen ‘apps’. Conozca el ciclo de noticias a nivel internacional. Por ejemplo, yo suelo ver los titulares y las noticias de Asia alrededor de las ocho de la noche. Claro, estoy viendo las noticias del día siguiente porque nos llevan doce horas adelante.

Adéntrese en los medios sociales. Descúbralos, conózcalos, úselos. Es la nueva realidad. Y no estoy diciendo que deje de prestarle atención a los tradicionales, sino que es otra gran posibilidad que se abre para comunicar. Estudie las audiencias, cuáles son más efectivos para sus clientes; etc. Es una dinámica diferente e interesante.

Los medios, tanto tradicionales como sociales, tienen ciclos diferentes. Procure conocerlos. El día y hora de cierre del periódico, de la revista, etc.; como también así las de las diferentes secciones. Los días que trabajan los medios y los que no. 

La redacción es muy importante. Mi profesor de redacción nos decía que el comunicado debería publicarse porque estaba bien redactado y no porque uno tuviera un amigo en el medio; porque estuviera o no el amigo, si estaba bien redactado -y cumplía con el objetivo-, la información se iba a publicar.

Así que hay que dominar la ortografía y la gramática. Para escribir hay que leer, y mucho. Conozca el lenguaje y la estructura de cada medio. Debe también redactar de acuerdo con las características de cada audiencia. La comunicación debe ser lo más clara, sencilla y entendible posible. Utilice los principios básicos del periodísticos como la pirámide invertida, las cinco "W's" (En español: ¿Quién, cómo, cuándo, dónde y por qué) en la entrada, etc. 

No envíe la misma comunicación -comunicado, artículo, etc.- a todos los medios. Cada medio tiene sus particularidades. La televisión tiene que ver con imagen y audio, la radio tiene que ver audio, el periódico con texto y foto e Internet con todo; texto, visual, imagen, sonido. Así que tomando esto en consideración debe redactar; como también así enviar el material de apoyo.

Algo importante. Envíe las cosas en 'Word'; no en 'PDF' o 'JPEG'; así el periodista podrá trabajar sobre el documento y no tendrá que ‘levantar’ la información. Esto lo aprendí hace muchos años. Cuando es una conferencia de prensa -que no todo requiere hacerlas- incluía el comunicado impreso para que tomaran notas al momento, pero en el 'press-kit' tenían un CD con el documento en Word, fotos, vídeos, tablas, etc. Pero el material de apoyo que incluya, debe estar en buenas condiciones para que pueda utilizarse. No envíe por enviar. 

Recuerde que usted busca que se publique su información; pues póngaselo fácil al periodista. Si le complica la vida con un comunicado de cinco páginas donde él tenga que ‘bucear’ para sacar la información, y encima en 'PDF' o 'JPEG', ¿se lo publicará? 

Las fotos no se envían pegadas en una página de 'Word'. Tiene que enviarla en alta definición. Y por favor, identifique las personas en la foto. Haga un calce de foto e identifique a qué foto corresponde. Igual incluya vídeos en alta definición. Si son muy pesados, ya existen programas de transferencia que puede usar. Recuerde incluir el 'link'. jeje

Conozca la diferencia entre exclusiva y primicia. La exclusiva sólo es para ese medio y la primicia es un adelanto de la información, pero que todos la van a tener. También está la información para compartirla con todos al mismo tiempo. Todo va a depender de la situación y de lo que se comunica. 

Eso sí, hay que ser consecuente y respetuoso con los periodistas. No le diga a uno que le va a dar la noticia en exclusiva y después la publique todo el mundo. Haga su selección de medios de acuerdo a su estrategia de comunicación, pero no haga cosas que después tenga que lamentar. Tampoco persiga un periodista para que le publique una información y luego se le esconda cuando él quiera algo.

Usted y el periodista son colaboradores. No necesariamente tienen que ser amigos. Eso sí, cada quién debe respetar el trabajo del otro. Sea claro y transparente. No mienta. Si le dice que lo va a llamar, llámelo. Si el periodista le pide una información, búsquela. Si no la ha conseguido, llámelo y dígaselo. Trate al periodista como usted quiere que lo traten. Ni el trabajo de él ni el suyo es un juego.

Usted tiene una información que entiende debe darse a conocer. El periodista decide si lo hace o no. Por eso su información debe ser atractiva al medio, estar bien redactada y ser pertinente a los ciudadanos. No sature los medios con comunicados irrelevantes, como que el cliente se rascó el codo. Después, cuando surja algo realmente importante, posiblemente ni ven el comunicado porque piensan que es más de lo mismo.

Tampoco esté llamando al periodista, cada media hora, preguntándole si les llegó y cuándo lo va publicar. Recuerde que el periodista recibe decenas de comunicados al día. Imagínese esa misma cantidad de personas llamándolo para lo mismo. Si cumplió con ofrecer buena información y una buena redacción; ya hizo su parte. Si al periodista no le interesa, usted no puede hacer nada. No puede controlar el que lo publique o no. Además, no hay sólo un medio en este país. 

Bueno, bueno; muchísimas cosas se han quedado en el tintero pero aquí lo dejo porque me he extendido mucho más de lo pensado. A lo mejor, en otro momento, me vuelvo a trepar con otras muchísimas cosas más que faltan y que entiendo es importante que no olvidemos. Y es que la comunicación, bien trabajada, es efectiva. Hacer un trabajo de excelencia debe ser siempre nuestro norte.